POLÍTICA PARA LA ADMINISTRACIÓN y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FONDO DE GARANTÍAS CREDITICIAS SAS

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Descripción General

La presente política de privacidad establece las condiciones de seguridad y confidencialidad, términos, condiciones y finalidades bajo las cuales, FONDO DE GARANTÍAS CREDITICIAS SAS (en adelante FONDO DE GARANTÍAS), recopila, almacena, utiliza, circula, suprime y les da tratamiento a los datos de sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y establece los procedimientos instituidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.

En FONDO DE GARANTÍAS, como responsables del tratamiento de datos personales, contamos con procesos y lineamientos que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información.

Recopilación de Datos

FONDO DE GARANTÍAS requiere recoger la siguiente información de sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros: nombre y apellido, dirección de correspondencia, dirección de correo electrónico, teléfono, número de documento de identificación, cargo, referencias. El titular de los datos acepta expresamente que FONDO DE GARANTÍAS podrá utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de sus datos o información personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en esta Política de Privacidad.

FONDO DE GARANTÍAS, a través de los distintos canales de contacto con sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, tales como oficina administrativa y/o página web, podrá recolectar datos personales tales como su nombre completo, teléfono y correo electrónico que le permitan entrar en contacto posterior con los mismos, información respecto de la cual el cliente, usuario, proveedor, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, como titular de los datos que suministra, autoriza expresamente a FONDO DE GARANTÍAS para usarla de acuerdo a la finalidad aquí informada.

FONDO DE GARANTÍAS podrá recopilar la información de sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, a través de terceros tales como socios comerciales, subcontratistas y/o entidades financieras, para las finalidades expresadas en la presente Política de Privacidad.

El titular de los datos autoriza expresamente de manera libre, previa, expresa, voluntaria y debidamente informada, a FONDO DE GARANTÍAS a recolectar los datos en los términos expresados, así como también para consultar, complementar y actualizar dichos datos personales en cualquier tiempo, con otras bases de datos manejadas por un operador de información, con el fin de mantener actualizada la información de sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros.

Finalidades del Tratamiento de Datos

El tratamiento de los datos personales, por parte de FONDO DE GARANTÍAS CREDITICIAS SAS, tiene propósitos específicos para la prestación, entrega, mejora y divulgación de sus productos y servicios, así como para consultar, reportar y actualizar la información ante los operadores de información y centrales de riesgo; consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales, o bases de datos públicas que como función tengan la administración de datos de esta naturaleza; actualizar el estado de las relaciones contractuales, dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, así como, prevenir el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, conocer el comportamiento financiero, comercial y crediticio de nuestros clientes, y el cumplimiento de sus obligaciones legales; realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información de nuestros clientes, validar y verificar su identidad, así como mantener y terminar una relación contractual; ofrecer productos y/o servicios a través de cualquier medio o canal, diseñados de acuerdo con el perfil de cada cliente; suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole; conocer la ubicación y datos de contacto del cliente o usuario para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales; efectuar análisis e investigaciones comerciales, realizar análisis estadísticos, análisis de riesgos, de mercado y financieros; enviar información respecto a campañas comerciales actuales y futuras, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración, bots, entre otros; realizar encuestas de satisfacción concernientes a los servicios prestados por FONDO DE GARANTÍAS.

La información personal de los clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, será recopilada, almacenada, usada, circulada, compartida, y/o procesada para:

• Identificar a sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, FONDO DE GARANTÍAS podrá recopilar la información de los mismos para la ejecución del contrato laboral y/o civil y/o comercial suscrito con cada uno de ellos.

• Mantener comunicación física o electrónica con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, incluyendo el envío de la información relacionada con el contrato laboral y/o civil y/o comercial suscrito con cada uno de ellos. Así como el envío de información sobre otros servicios, productos o bienes adquiridos por FONDO DE GARANTÍAS.

• Lograr la finalidad de los contratos celebrados con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, para que éstos puedan utilizar los servicios y/o bienes adquiridos a FONDO DE GARANTÍAS.

• Subcontratar a terceros para que procesen la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad requerida por FONDO DE GARANTÍAS en relación con el contrato laboral y/o civil y/o comercial suscrito con cada uno de ellos.

Otros Fines y Definiciones

• Otros fines establecidos en los Términos y Condiciones de esta Política de Privacidad.

• Para otras finalidades, tales como análisis estadístico y de mercado; desarrollo y mejora de servicios y productos de FONDO DE GARANTÍAS, iniciativas comerciales y promocionales; actualización de datos; identificación y prevención de fraude, lavado de activos y otras actividades delictivas; llevar a cabo controles reglamentarios y para fines de investigación de mercado.

Los clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, autorizan a FONDO DE GARANTÍAS a utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de sus datos o información personal, de forma parcial o total, así como para que transfiera dichos datos o información parcial o total a terceros.

FONDO DE GARANTÍAS podrá contratar con terceros el procesamiento de la información de los clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad en relación a utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, de FONDO DE GARANTÍAS.

Asimismo, los clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, autorizan a FONDO DE GARANTÍAS a compartir sus datos con empresas con las cuales tenga acuerdos comerciales, tales como entidades bancarias, entre otras, para los fines arriba expresados y estos terceros estarán obligados a cumplir con todas las regulaciones y políticas de privacidad de FONDO DE GARANTÍAS.

Igualmente, con la aceptación de esta Política de Privacidad, los clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, declaran conocer que FONDO DE GARANTÍAS puede suministrar esta información a entidades judiciales, o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control de su operación cuando medie requerimiento legal para ello.

Asimismo, acepta que podrá ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control.

Definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios para el Tratamiento de datos personales:

i. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: se refiere a una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;

ii. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

iii. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

iv. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

v. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

vi. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;

vii. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

viii. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

ix. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Seguridad y Confidencialidad:

Para garantizar la protección de privacidad, confidencialidad e integridad de la información, FONDO DE GARANTÍAS ha adoptado todos los medios, buenas prácticas y medidas técnicas a su alcance para asegurar la transmisión de la información a las bases de datos y para evitar la alteración, pérdida, mal uso, acceso no autorizado y robo de los datos personales facilitados por los clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, para los fines arriba expresados. Ello, no obstante, los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, deben ser conscientes de que las medidas de seguridad no son infalibles.

La información que los clientes, usuarios, entre otros, ingresa en la página web de FONDO DE GARANTÍAS (www.findorse.com) se mantiene de forma estrictamente confidencial y no es compartida con terceros distintos a los indicados en esta Política de Privacidad.

FONDO DE GARANTÍAS conservará, bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad aquí descritos y para las finalidades señaladas en este documento, los datos personales de los clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, durante todo el tiempo de ejecución de cada contrato laboral y/o civil y/o comercial suscrito entre FONDO DE GARANTÍAS y sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y por diez (10) años más.

Datos de Niños, Niñas y Adolescentes Menores de 18 Años

FONDO DE GARANTÍAS velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de 18 años, buscando que se respeten en su tratamiento el interés superior de aquellos, en aras del respeto a sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

Por lo tanto, si un cliente, usuario, proveedor, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, suministra datos de tal forma que se pueda identificar que estos datos corresponden a un menor de 18 años, FONDO DE GARANTÍAS actuará conforme a lo aquí expresado para tratar dichos datos, conforme la presente Política de Privacidad.

Derechos de los titulares:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FONDO DE GARANTÍAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado a FONDO DE GARANTÍAS.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a FONDO DE GARANTÍAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• Ser informado por FONDO DE GARANTÍAS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento FONDO DE GARANTIAS CREDITICIAS SAS ha incurrido en conductas contrarias a la Ley de Protección de Datos Personales y a la Constitución Política de Colombia. Actualización de Datos Personales Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares (Un cliente, usuario, contratista, empleado y ex empleado, entre otro), sobre datos de carácter personal se debe realizar a través de los siguientes canales: correo electrónico info@findorse.com o mediante comunicado escrito que se debe radicar en la Calle 7 sur 42 - 145 Oficina 14 -105 Medellín (Antioquia); Conmutador 57(4) 6090043 dirigido a FONDO DE GARANTIAS CREDITICIAS SAS, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho. Así mismo, el titular de la información, a través de los mismos canales podrá solicitar que no le envíen correspondencia, o no ser contactado para ofrecerle un bien o servicio ofrecido por FONDO DE GARANTIAS CREDITICIAS SAS. Procedimiento para el ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información Para ejercer los derechos que le confiere la ley aplicable a cada persona, el cliente, usuario, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, puede realizar su requerimiento a la siguiente dirección electrónica: info@findorse.com y se seguirán los procedimientos legales correspondientes.

Es necesario dejar prueba de lo siguiente: a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo/consulta c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. e. Fecha de recibo de la consulta/reclamo. Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. Para consultar, conocer, corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos. • Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, FONDO DE GARANTIAS CREDITICIAS SAS, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta. • Las peticiones y/o consultas serán atendidas por FONDO DE GARANTIAS CREDITICIAS SAS, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su

petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos. Para rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización dada a FONDO DE GARANTIAS CREDITICIAS SAS, para tratar los datos personales • Si la solicitud se presenta incompleta, FONDO DE GARANTIAS CREDITICIAS SAS, deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud. • En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de FONDO DE GARANTIAS CREDITICIAS SAS, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. • Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida. • El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Persona o área responsable de la protección de datos personales. El área de Gerencia o quien haga sus veces, o quien esta designe, asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la presente política. Puede ser contactada a través del siguiente medio: info@findorse.com Entrada en vigencia y plazo FONDO DE GARANTIAS CREDITICIAS SAS se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web www.findorse.com La última revisión realizada a esta Política de Privacidad fue el 22 de enero del 2019, fecha a partir de la cual es aplicable.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.